I moduli della qualità sono dei documenti all’interno dei quali vengono effettuate delle registrazioni. La compilazione e la firma di un modulo con l’apposizione di altre informazioni quali la data ed il luogo servono a dare testimonianza del compimento di determinate attività.
Se una procedura prevede ad esempio che un documento sia consegnato ad una certa persona, un modulo di consegna con la firma della ricezione e la data può documentare che quanto era previsto dalla procedura è stato effettivamente compiuto.
Il modulo nella qualità come nel resto dei sistemi di gestione non è altro che un prospetto già elaborato destinato ad ospitare dei dati e delle informazioni. Nelle attività operative ad esempio previste dal punto 8 della ISO 9001:2015 uno dei requisiti prevede che l’azienda raccolga i requisiti del cliente per riesaminarli.
La procedura che disciplina il processo di raccolta e determinazione dei requisiti del cliente quindi contemplerà, come modulo, proprio il documento nel quale questi requisiti, espressi dal cliente, verranno formalizzati.
Quando in fase di audit si verificherà se il processo di raccolta dei requisiti del cliente è conforme alle disposizioni della ISO 9001:2015, il responsabile del processo potrà esibire il relativo documento compilato all’auditor e dimostrare che quanto previsto dalla procedura è stato effettivamente compiuto.
In assenza di informazioni documentate il sistema di gestione per la qualità non funziona. I soli documenti prescrittivi non riuscirebbero a tenere sotto controllo le attività sia nel loro effettivo svolgimento sia nella maniera in cui esse sono eseguite.
Con la modulistica compilata e sottoscritta si registrano tutte le attività svolte e questo permette di vedere il sistema “vivente”.
Molta modulistica, con l’informatizzazione dei processi e la digitalizzazione delle attività, è stata convertita dal formato cartaceo a quello elettronico.
I dati e le informazioni piuttosto che essere rilevati e registrati su fogli di carta sono registrati all’interno di database aziendali che conservano e rendono disponibili le informazioni. In alcuni casi le registrazioni della qualità sono prodotte automaticamente dalle macchine (impianti, computer, attrezzature) sotto forma di report.
La raccolta delle informazioni all’interno della modulistica è un’attività che in determinate aziende diventa cruciale. Alcuni processi infatti possono essere “regolati” proprio grazie ad informazioni di sintesi che derivano dall’interrogazione di tante registrazioni elementari.
L’impiego della modulistica cartacea in azienda solleva un problema non indifferente che è quello del consumo indiscriminato della risorsa “carta” ma solleva anche un problema di ridondanza di attività nel momento in cui i dati riportati nella modulistica devono essere registrati al computer ai fini del computo. Proprio per questi problemi le aziende trovano utile affiancare al lavoro di sviluppo del sistema di gestione per la qualità anche lo sviluppo di un database che possa contenere tutte le registrazioni previste dal sistema.
