Dal punto di vista documentale, il sistema di gestione per la qualità è composto generalmente da:
- Manuale
- Procedure
- Piano operativo per la qualità
- Istruzioni di lavoro
- Modulistica
Il manuale per la qualità non è espressamente richiesto dalla ISO 9001:2015 a questo però viene riconosciuta l’utilità di diffondere la conoscenza del sistema.
Il manuale per la qualità è diviso in sezioni. Ciascuna è dedicata ad un punto della norma. I punti cui si fa sicuramente riferimento sono:
- Il contesto
- La leadership
- La pianificazione
- I supporti
- Le attività operative
- La valutazione delle prestazioni
- Il miglioramento
Realizzare il manuale per la qualità dell’azienda significa spiegare, talora in maniera discorsiva e talora ricorrendo anche alle illustrazioni grafiche, come l’azienda si è organizzata per rispettare i requisiti presenti in ciascun punto della norma.
É importantissimo ricordare che la qualità non ha soltanto dei risvolti interni all’azienda in termini organizzativi ma ha anche una grossa rilevanza esterna in termini di possibilità di dimostrare il rispetto dei requisiti al cospetto delle parti interessate: clienti, fornitori, partner, personale interno, istituzioni ed enti. Proprio di qui si comprende l’importanza del manuale grazie al quale, qualunque parte interessata, in maniera semplice può comprendere come l’azienda intenda essere conforme ai requisiti della norma e più in generale ai requisiti cogenti.
Ciascuna sezione del manuale dedicata ad un punto preciso della norma richiama, in maniera sequenziale, i requisiti della ISO 9001:2015 e corrispondentemente l’azienda documenta le proprie affermazioni.
Il manuale racconta passo dopo passo come l’azienda funziona e permette ai terzi di avere un quadro chiaro delle dinamiche che permettono all’azienda di fornire con regolarità prodotti e servizi per la soddisfazione del cliente.
Il manuale tuttavia non è un documento di dettaglio. In realtà il proposito del manuale non è di natura tecnica, il manuale non illustra minuziosamente i processi aziendali veri e propri ma, trattando i requisiti della norma rimanda alle procedure i necessari approfondimenti operativi. Ciascuna sezione del manuale infatti può richiamare una o più procedure che introducono il lettore negli aspetti tecnici.
Nel manuale, i processi aziendali sono sicuramente richiamati e probabilmente sommariamente descritti ma non ci sono e non dovrebbero esserci indicazioni operative su come condurre una determinata attività. Un manuale che illustrasse procedure interne all’azienda infatti divulgherebbe i “segreti” del funzionamento aziendale all’esterno ed eventualmente anche ai competitor che potrebbero usare le informazioni a proprio vantaggio.
Nel kit documentale ISO 9001 di Winple, il manuale può essere personalizzato ed adattato alla realtà dell’utente ed indicare le corrette modalità di aggiornamento e revisione periodica dello stesso.
