Se il manuale della qualità serve a spigare come l’azienda si è fatta carico del rispetto dei requisiti della ISO 901:2015 e dei requisiti cogenti, con le procedure cambiano fondamentalmente due cose importanti:
- I contenuti illustrati nei documenti
- Chi le legge i documenti (utilizzatori)
La redazione di una procedura è un’attività tutt’altro che scontata. Redigere una procedura significa progettare le modalità con cui far funzionare un determinato processo.
La procedura di conseguenza è un documento che non ha finalità descrittive. Non serve per far capire agli esterni come funzionano i processi aziendali ma serve a “prescrivere” in che maniera devono essere affrontate le attività lavorative affinché queste permettano di raggiungere gli obiettivi per la qualità tenendo conto dei rischi e delle opportunità.
La procedura quindi è un documento che stabilisce il funzionamento di un processo aziendale: essa specifica come devono essere condotte le attività lavorative.
Le procedure non sono rivolte alle parti interessate in quanto sono necessariamente tecniche. Esse sono rivolte al personale coinvolto operativamente nei processi disciplinati.
La procedura di solito:
- Attribuisce una denominazione al processo
- Descrive lo scopo del processo
- Definisce il campo di applicazione del processo
- Divide l’intero processo in fasi
- Divide ciascuna fase in attività di lavoro
- Spiega come affrontare ciascuna fase di lavoro
- Definisce le responsabilità del personale in merito alle attività da compiere
- Richiama l’utilizzo di risorse necessarie al compimento delle attività contemplate
- Stabilisce le performance di processo
- Elenca la modulistica che documenta le attività di lavoro previste e compiute
Le procedure sono richiamate dalle sezioni del manuale per mettere in pratica quanto viene illustrato nella sezione. La redazione delle procedure viene affidata al management interno all’azienda che conosce a fondo i processi da disciplinare e al consulente per la qualità che conosce i requisiti della norma.
Le procedure cambiano di azienda in azienda anche del medesimo comparto merceologico.
E’ l’azienda che decide come integrare nei propri processi il rispetto dei requisiti per la qualità.
Le procedure per la qualità più ricorrenti nei sistemi di gestione sono sicuramente quelle legate direttamente o indirettamente alle attività operative disciplinate dal punto 8 della ISO 9001:2015.
Le procedure delle attività operative descrivono come l’impresa gestisce l’intero processo di erogazione di beni e servizi con regolarità e nel rispetto dei requisiti del cliente.
Tali procedure del punto 8 di solito riguardano:
- La comunicazione con il cliente
- La raccolta, il riesame e la determinazione dei requisiti di commessa
- La progettazione
- L’approvvigionamento
- La produzione
- Il rilascio
- L’assistenza post vendita
- La tracciabilità e la rintracciabilità dei prodotti e dei servizi
- Il controllo dei prodotti non conformi
Appartenenti al punto 9 della norma dedicato alla valutazione delle prestazioni invece troviamo frequentemente le seguenti procedure:
- Misurazione, analisi e valutazione delle performance
- Audit interno
- Riesame di gestione
Per il punto 10 della ISO 9001:2015 quello cioè dedicato al miglioramento troviamo frequentemente le seguenti procedure:
- Gestione delle non conformità
- Gestione delle azioni correttive
Altre procedure non contemplate nei punti precedenti potrebbero riguardare:
- Il monitoraggio del contesto
- La selezione del personale
- L’individuazione dei rischi e la determinazione delle azioni di prevenzione
- La gestione delle risorse tecniche
- La gestione del personale (formazione e addestramento)
- La gestione documentale
- La gestione della comunicazione interna ed esterna
Il contenuto di ciascuna procedura nel Kit documentale ISO 9001 di Winple è completamente personalizzabile ed adattabile in funzione delle reali necessità del contesto.
